tudo o que você precisa saber sobre escritório virtual

Escritório Virtual é um termo que está em alta. Mas você sabe o que de fato ele significa?

Um escritório virtual é uma empresa que oferece serviços de escritório, sem que você tenha de fato um espaço físico para trabalhar. Com um ele, você tem acesso a inúmeros serviços que vão desde registro de endereço até gestão de correspondência. 

Quem pode usar um escritório virtual

Não há restrições quanto as pessoas que podem usar esse serviço. De maneira geral, o escritório virtual atende bem freelancers, profissionais autônomos, empresas home based ou até mesmo pequenas empresas que ainda não possuem toda a estrutura de um escritório. 

Serviços Oferecidos

Os serviços oferecidos podem variar de escritório para escritório. Mas de maneira geral você vai encontrar os seguintes serviços:

  • Endereço comercial: é o registro do endereço físico da sua empresa. O endereço comercial é utilizado para mostrar para os seus clientes aonde você está e integra os materiais de divulgação online e offline.
  • Domicílio Fiscal: é o local que você registra sua empresa perante os órgãos responsáveis e que te permite ter um CNPJ, inscrição estadual e muito mais.
  • Atendimento telefônico/secretária: você pode contar com os serviços de uma secretária para atender a ligação dos seus clientes e passar todos os recados para você.
  • Salas de reunião: o aluguel de salas de reunião pode ser feito de forma avulsa ou até mesmo estar incluso no pacote de escritório virtual. Esses espaços são totalmente equipados para que você possa ter uma reunião confortável com seu cliente ou parceiro.
  • Gestão de correspondência: a empresa fica responsável por receber as suas correspondências, organizá-las, te notificar do recebimento e te entregar.
  • Serviços de motoboy: serviços de entregas, de acordo com a necessidade.

Onde encontrar um escritório virtual

Existem diversas empresas que oferecem um escritório virtual. Entretanto os espaços de coworking têm se tornado referência nesse tipo de serviço. É importante que você entenda que o coworking não é um escritório virtual, mas sim um espaço que oferece esse tipo de serviço.

Se você trabalha home based ou possui uma pequena empresa, os escritórios compartilhados (coworkings) podem te ajudar muito! Se você quiser saber mais sobre o que é coworking, a gente te contou tudo sobre eles nesse post.

Como escolher meu escritório virtual?

Com o aumento dos espaços de coworking (hoje são quase 1500 no país), ficou mais difícil escolher um escritório virtual. Mas de maneira geral você deve levar em consideração 3 fatores.

1.Localização

Pensar no local em que se encontra o escritório virtual é fundamental na hora de escolher o seu. 

Primeiro, porque se você for registrar o endereço comercial, por exemplo, ele vai dizer muito sobre a sua empresa. Onde sua empresa está importa para o seu cliente. Por isso escolha uma localização estratégica, que faça sentido para você e o seu público. Segundo, porque se você for usar serviços como sala de reunião e gestão de correspondência, o escritório virtual precisa ser de fácil acesso para você.

2. Atendimento ao cliente

A maneira como o escritório virtual trata você diz muito sobre como ele vai tratar o seu cliente. Desse modo, procurar um local com um ótimo atendimento é fundamental.

Recepcionista, como a secretária atende o telefone… Todos esses detalhes são importantes na hora de escolher o seu. 

3. Quantidade de serviços oferecidos

Conforme já dissemos, a quantidade de serviços oferecidos em escritórios virtuais podem variar bastante. Por isso é fundamental que você também se atente ao que está sendo oferecido.

Quais serviços estão sendo oferecidos? Quais planos eles possuem? Os planos são adequados para a minha necessidade? Essas são algumas perguntas que você precisa fazer na hora de considerar seu próximo escritório virtual. 

Checklist para o próximo escritório virtual

O passo a passo que você precisa seguir para não errar na escolha!

  • Escolha da cidade e endereço estratégico
  • Defina os serviços que você precisa
  • Pesquisa por locais na região escolhida e que oferecem esses serviços
  • Comparar orçamentos e planos de diferentes empresas
  • Escolher sua empresa
  • Enviar documentação para que a empresa possa fazer os registros necessários
  • Se for usar endereço fiscal, atualize seus dados na junta comercial
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