Reuniões são ótimos espaços para reunir as equipes, informar sobre o andamento dos projetos e manter todos motivados com relação a metas ou próximos passos a cumprir. Seja um profissional autônomo ou uma organização, as reuniões fazem parte do cotidiano de todos os trabalhadores. Para você ter uma ideia, estima-se que 3 bilhões de reuniões sejam feitas no mundo anualmente! É muita coisa né?
Se por um lado reuniões nos ajudam, que atire a primeira pedra quem nunca saiu de uma com a sensação de tempo perdido. Ou que ficou preso numa sala horas a fio, tendo discussões que simplesmente não levavam a lugar nenhum.
Organizar uma reunião parece simples, mas vai muito além de colocar as pessoas sentadas numa sala.
Nesse post, a ÔSHI Brasil reuniu 4 dicas simples – mas de ouro – para que suas reuniões sejam muito mais efetivas.

Dicas para reuniões mais eficazes

1. Defina previamente o assunto da reunião

Uma dica que parece até óbvia, mas que muita gente por aí simplesmente se esquece. Muitas vezes caímos na rotina de fazermos reuniões semanais, sem ao menos pensar no que vai ser dito aos colaboradores.
O resultado é simplesmente desastroso: sem um foco definido, a chance de não chegar a lugar nenhum e desperdiçar o tempo de quem está lá é muito grande. Por isso, defina previamente uma pauta para aquele momento.
Qual é o principal tema da reunião? Quais são os pontos que devem necessariamente ser discutidos?
Tenha isso em mente e certamente o tempo será muito melhor aproveitado!

2. Escolha um local apropriado

O espaço de uma reunião deve ser adequado. Ar condicionado para tornar o clima mais agradável, cadeiras ergométricas, televisão para projeção de apresentações e uma boa mobília de modo geral, tornam o local mais confortável para o debate de ideias.
Se você trabalha em uma empresa, certamente encontrar uma sala de reunião não vai ser nenhum problema. Mas se você é um profissional autônomo, muito provavelmente já deve ter feito reuniões em cafés.
Embora práticos, os cafés não possuem toda essa estrutura que citamos acima, são muito barulhentos e não garantem a privacidade do que está sendo dito. Desse modo, procurar salas de reunião para alugar nos espaços de coworking, pode ser uma ótima pedida para ter um local apropriado e tornar sua reunião mais produtiva.

3. Planeje intervenções

Uma reunião é algo como uma partida de futebol. É necessário um árbitro para que tudo ocorra bem. Assim, é preciso que tenha alguém responsável por conduzi-la com um todo.
Administrar o tempo de fala dos participantes, instigar o debate, envolver todos na discussão e fazer intervenções são de responsabilidade do condutor da reunião.

4. Encaminhe os próximos passos

Reuniões devem levar a algum lugar. Faça os encaminhamentos dela, defina os próximos passos e as expectativas a partir dela.
Além disso, comunique a sua equipe tudo o que foi discutido na reunião, para que não haja ruídos.

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